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老杨工作室

不傲视别人,不藐视自己 ,老老实实做人,认认真真做事,淡泊以明志,宁静以致远

 
 
 

日志

 
 

【转载】筹备大型学术会议工作模块(原创)  

2015-10-19 15:22:33|  分类: 生活小技巧 |  标签: |举报 |字号 订阅

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筹备大型学术会议工作模块

[ 2008-9-21 21:12:00 | By: 宁炜 ]

 

 

 

  开展常规工作时,程序性的东西保持一致性在一个合作的团队中很重要,它有利于工作的协调和高效。

    近期筹备一个会议,会议有三个单位或部门合办,目标一致,程序各异。尽管大家都很努力,但由于会议筹备工作的思考模式不同,研究起来有时比较麻烦,一次碰头会研究到了天黑,但仍然没有彻底完成。工作任务的繁杂,让我对效率问题很关注。如果大家在常规工作的思维方向和路线能形成大致的统一,就有可能遵循一个思考的总体方向,形成一种好的工作节奏,就如同一个乐队演奏时需要有一个乐谱加以规范。有了这个规范,就能在研究工作时避免在思考方向上出现过多个性化的跳跃,避免出现研究的是同一件事情,但却是在不同的框架中去提出和研究问题,导致工作节奏缓慢,效率低下。

    本人在这里根据工作经验提出了一个大型学术会议筹备工作的“模块”。事先在网上查了一下,还没有同类“产品”。个人觉得尽管这个“模块”也许在经验丰富的人看起来是不言自明的事情,但对经验不多的人看来,可能会很有价值。特别是不同部门、不同单位共同承办一些会议时,这样一种框架可以有效的将思维的方向加以规范,从而发挥积极的作用。如果更多的人认同这样的框架,就可能会在工作程序上多些默契,工作效率就会得到提高

    考虑到单位和区县不少同事工作中也会涉及此类工作,我将这个模块在博客中“奉献”出来,与大家分享。也希望大家看后、用后把感觉与经验在此告诉本人,以便慢慢地让这个“模块”更完美起来。

 

大型学术会议筹备工作模块

一、            会议准备

(一)会议室地点

(二)背板制作:名称、规格、颜色

(三)外部条幅:形式、数量

(四)主席台设置:按领导参会名单安排

(五)会议台桌牌:桌牌形式、规格、人名

(六)会议台摆桌:人数:麦克数量、鲜花

(七)会议室座次安排:印制全体参会人员座位图,确保对号入座,并装入文件袋。

(八)会议室用水

(九)礼仪人员(如发奖等)数量、任务

(十)贵宾席

(十一)会议报告用多媒体:是否使用

(十二)到会领导接送:通知时间地点、安排用车

(十三)负责人

二、活动日程

(一)早餐时间

(二)上午会议时间、内容、主讲人、主持人

(三)中餐时间

(四)下午会议时间、内容、主讲人、主持人

(五)晚餐时间

(六)餐后活动安排

(七)休息时间

(八)返程票定购、发放(提前联系售票单位)

(九)各环节用车及具体安排

(十)参观活动的分组(参观活动安排引导员、现场观摩人员的分流)及活动时间、内容

(十一)离会时间

(十二)周边环境:交通介绍,宾馆位置及联系电话

(十三)编制人

三、材料准备

(一)材料准备:收集、印刷、分装

(二)主要文件

(三)参阅文件

(四)领导讲话、致辞

(五)活动安排

(六)证件:参会人员佩带《代表证》,工作人员佩带《工作证》,记者佩带《记者证》,并装入文件袋

(七)领导、新闻媒体材料(完整性)

(八)零星材料处理方式

(九)负责人

四、        专家安排

(一)专家(专家人数、随行人员及安排)

(二)迎接

(三)住宿

(四)报告顺序(多名时)

(五)支付讲课费、交通费

(六)交通安排(包括机票订购)

(七)活动安排(非报告期间)

(八)小会交流安排

(九)专家就餐安排

(十)送行

(十一)          负责人

五、        代表安排

(一)会议规模

(二)会议通知(起草、打印、签字、盖章、邮寄等)

(三)通知要素:时间、地点、内容、人员、要求、路线、回执

(四)报到:报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、填写通讯录等

(五)纪念品发放

(六)住宿安排

(七)返程事宜

(八)临时通知用品

(九)交通安排

(十)负责人

六、        活动安排

(一)音响准备:专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试,确保灯光、音响、投影仪设备正常。
(二)提出会议纪律要求

(三)进行会议内容:

1.开幕式与领导致辞

2.专家报告

3.研讨活动

4.现场展示

5.会议总结

(四)会议各环节主持人

七、参观展示

(一)分会场数量

(二)日期、内容

(三)参观人员的编组

(四)往返交通方式及发车时间

(五)讲解人员:随车讲解员、参观点讲解员

(六)单位工作介绍

(七)单位引导人员

(八)单位提供的材料、纪念品及发放

(九)总协调人和各点负责人

八、宣传报道

(一)新闻媒体(接送;相关资料的提供;细节采访地点、人员安排)

(二)单位媒体

(三)主办单位录音录像资料存档

(四)会议简报的撰写与发放

(五)负责人

九、用餐安排

(一)用餐人数

(二)用餐编组(地区式、课题式、自定式)

(三)专家用餐

(四)备用数量(人员增减)

(五)专家餐后休息处

(六)负责人

十、宾馆业务
(一)接待能力符合会议要求

(二)会议相关设施

(三)食宿收费标准

(四)就餐方式:自助、桌餐

(五)菜单模式与基本标准

(六)会议室标准

(七)付费结帐事宜:

(八)结算方式

1.餐:按餐卷、按桌

2.宿:按实际、按预定

(九)安全责任条款

(十)食品卫生责任条款

(十一)其他问题责任

(十二)热水供应

(十三)娱乐活动

(十四)人员接送

(十五)其他特殊要求

(十六)会议期间是否允许外营业

(十七)出现超员情况的应对方式
(十八)宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅
(十九)专家、重要领导特殊住宿要求(小型交流,写作,休息条件等)

 (二十) 负责人

十一、经费预算

(一)餐费

(二)宿费

(三)资料费

(四)会场布置费

(五)交通费

(六)活动费

(七)专家费用(食宿费、交通费、讲课费、活动费)

(八)会务补助费

(九)通讯费

(十)不可预见费

(十一)管理人员
(十二)房间内水果、洗漱用品标准
(十三)印制入住卡(放置床头柜上),注明姓名、性别、职务

(十四)负责人

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