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筹备大型学术会议工作模块 |
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[ 2008-9-21 21:12:00 | By: 宁炜 ] |
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开展常规工作时，程序性的东西保持一致性在一个合作的团队中很重要，它有利于工作的协调和高效。 近期筹备一个会议，会议有三个单位或部门合办，目标一致，程序各异。尽管大家都很努力，但由于会议筹备工作的思考模式不同，研究起来有时比较麻烦，一次碰头会研究到了天黑，但仍然没有彻底完成。工作任务的繁杂,让我对效率问题很关注。如果大家在常规工作的思维方向和路线能形成大致的统一，就有可能遵循一个思考的总体方向，形成一种好的工作节奏，就如同一个乐队演奏时需要有一个乐谱加以规范。有了这个规范，就能在研究工作时避免在思考方向上出现过多个性化的跳跃，避免出现研究的是同一件事情,但却是在不同的框架中去提出和研究问题，导致工作节奏缓慢，效率低下。 本人在这里根据工作经验提出了一个大型学术会议筹备工作的“模块”。事先在网上查了一下，还没有同类“产品”。个人觉得尽管这个“模块”也许在经验丰富的人看起来是不言自明的事情，但对经验不多的人看来，可能会很有价值。特别是不同部门、不同单位共同承办一些会议时，这样一种框架可以有效的将思维的方向加以规范，从而发挥积极的作用。如果更多的人认同这样的框架，就可能会在工作程序上多些默契，工作效率就会得到提高。 考虑到单位和区县不少同事工作中也会涉及此类工作，我将这个模块在博客中“奉献”出来，与大家分享。也希望大家看后、用后把感觉与经验在此告诉本人，以便慢慢地让这个“模块”更完美起来。
大型学术会议筹备工作模块 一、 会议准备 （一）会议室地点 （二）背板制作：名称、规格、颜色 （三）外部条幅：形式、数量 （四）主席台设置：按领导参会名单安排 （五）会议台桌牌：桌牌形式、规格、人名 （六）会议台摆桌：人数：麦克数量、鲜花 （七）会议室座次安排：印制全体参会人员座位图，确保对号入座，并装入文件袋。 （八）会议室用水 （九）礼仪人员（如发奖等）数量、任务 （十）贵宾席 （十一）会议报告用多媒体：是否使用 （十二）到会领导接送：通知时间地点、安排用车 （十三）负责人 二、活动日程 （一）早餐时间 （二）上午会议时间、内容、主讲人、主持人 （三）中餐时间 （四）下午会议时间、内容、主讲人、主持人 （五）晚餐时间 （六）餐后活动安排 （七）休息时间 （八）返程票定购、发放（提前联系售票单位） （九）各环节用车及具体安排 （十）参观活动的分组（参观活动安排引导员、现场观摩人员的分流）及活动时间、内容 （十一）离会时间 （十二）周边环境：交通介绍，宾馆位置及联系电话 （十三）编制人 三、材料准备 （一）材料准备：收集、印刷、分装 （二）主要文件 （三）参阅文件 （四）领导讲话、致辞 （五）活动安排 （六）证件：参会人员佩带《代表证》，工作人员佩带《工作证》，记者佩带《记者证》，并装入文件袋 （七）领导、新闻媒体材料（完整性） （八）零星材料处理方式 （九）负责人 四、 专家安排 （一）专家（专家人数、随行人员及安排） （二）迎接 （三）住宿 （四）报告顺序（多名时） （五）支付讲课费、交通费 （六）交通安排（包括机票订购） （七）活动安排（非报告期间） （八）小会交流安排 （九）专家就餐安排 （十）送行 （十一） 负责人 五、 代表安排 （一）会议规模 （二）会议通知（起草、打印、签字、盖章、邮寄等） （三）通知要素：时间、地点、内容、人员、要求、路线、回执 （四）报到：报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、填写通讯录等 （五）纪念品发放 （六）住宿安排 （七）返程事宜 （八）临时通知用品 （九）交通安排 （十）负责人 六、 活动安排 （一）音响准备：专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。 （三）进行会议内容： 1．开幕式与领导致辞 2．专家报告 3．研讨活动 4．现场展示 5．会议总结 （四）会议各环节主持人 七、参观展示 （一）分会场数量 （二）日期、内容 （三）参观人员的编组 （四）往返交通方式及发车时间 （五）讲解人员：随车讲解员、参观点讲解员 （六）单位工作介绍 （七）单位引导人员 （八）单位提供的材料、纪念品及发放 （九）总协调人和各点负责人 八、宣传报道 （一）新闻媒体(接送；相关资料的提供；细节采访地点、人员安排) （二）单位媒体 （三）主办单位录音录像资料存档 （四）会议简报的撰写与发放 （五）负责人 九、用餐安排 （一）用餐人数 （二）用餐编组（地区式、课题式、自定式） （三）专家用餐 （四）备用数量（人员增减） （五）专家餐后休息处 （六）负责人 十、宾馆业务 （二）会议相关设施 （三）食宿收费标准 （四）就餐方式：自助、桌餐 （五）菜单模式与基本标准 （六）会议室标准 （七）付费结帐事宜： （八）结算方式 1．餐：按餐卷、按桌 2．宿：按实际、按预定 （九）安全责任条款 （十）食品卫生责任条款 （十一）其他问题责任 （十二）热水供应 （十三）娱乐活动 （十四）人员接送 （十五）其他特殊要求 （十六）会议期间是否允许外营业 （十七）出现超员情况的应对方式 (二十) 负责人 十一、经费预算 （一）餐费 （二）宿费 （三）资料费 （四）会场布置费 （五）交通费 （六）活动费 （七）专家费用（食宿费、交通费、讲课费、活动费） （八）会务补助费 （九）通讯费 （十）不可预见费 （十一）管理人员 （十四）负责人 |
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